Trong vận chuyển đường biển, trước khi giao hàng, hãng tàu sẽ yêu cầu bạn Submit SI. Vậy SI là gì? tại sao hãng tàu lại yêu cầu thực hiện việc này? Hãy cùng Nguyên Đăng tìm hiểu qua bài viết hôm nay nhé!
SI – Shipping instruction là gì?
SI (shipping instruction) hay hướng dẫn gửi hàng bao gồm các thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của Shipper đến hãng vận chuyển/giao nhận. SI giúp quá trình vận chuyển diễn ra đúng theo yêu cầu của chủ hàng
Ngoài ra, SI cũng là phương tiện gửi các yêu cầu khác của shipper như:
- Loại vận đơn mong muốn
- Thông tin cần thể hiện trên vận đơn
Shipper cần Gửi SI cho hãng vận chuyển (carriers) trước khi họ làm Bill of lading. Điều này nhằm thống nhất sớm các mục có tong SI và hạn chế tối thiểu sai sót có thể xảy ra.
Thông tin cần khai báo
- Ngày và số Booking.
- Tên của hãng vận chuyển được chỉ định (Vận chuyển, chuyến bay)
- Thông tin nhà xuất khẩu (Shipper)
- Thông tin nhà nhập khẩu (Consignee)
- Tên hàng hóa xuất khẩu
- Số lượng Container, loại container
- Số lượng hàng hóa, trọng lượng và kích thước
- Trọng lượng tịnh và tổng VGM + CBM (1CBM = 1m3)
- Cảng bốc hàng
- Cảng xếp dỡ
- Thời gian giao hàng
- Địa điểm giao hàng
- Phương thức thanh toán cước vận chuyển (prepaid hoặc collect)
- Các hồ sơ bổ sung khác Nếu có)
Vai trò của trong vận chuyển hàng hóa
Khi đặt booking, hãng tàu dù đã nhận vận chuyển nhưng vẫn chưa biết rõ về hàng hóa cũng như mong muốn của bạn có gì phát sinh thêm ngoài những dịch vụ họ cung cấp hay không.
Bên cạnh đó, việc cung cấp thông tin hàng hóa và những yêu cầu đặc biệt (Ví dụ với hàng nguy hiểm) giúp hãng tàu chuẩn bị cho vận chuyển tốt hơn. Điều này hạn chế tối đa các rủi ro cũng như là căn cứ để làm rõ trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra
Việc gửi SI đảm bảo carrier vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của shipper, thống nhất các thông tin, chứng từ, thủ tục. Cho nên, dù là hàng container hay hàng lẻ, shipper đều phải gửi SI
Khi Shipper gửi SI tới hãng vận chuyển/ Forwarder, các đơn vị này sẽ sử dụng thông tin trong đó để làm Bill of Lading nháp (Bill nháp). Bản nháp sẽ được gửi lại cho khách hàng check lại thông tin.
Khi nhận được Bill nháp, khách hàng phải kiểm tra lại thật kỹ và xác nhận các thông tin trên Draft B/L đó. Nếu Draft Bill đó được xác nhận, thì những thông tin đó sẽ xuất hiện trên bill gốc mà hãng tàu phát hành
Vai trò và nghĩa vụ của các bên
- Nếu công ty xuất khẩu (shipper) đặt booking trực tiếp với hãng tàu thì việc Submit SI sẽ do chính Shipper trực tiếp gửi SI tới Carriers.
- Nếu Shipper đặt booking Forwarder thì shipper sẽ gửi SI cho Forwarder, sau đó Forwarder sẽ submit SI này với hãng tàu
Nếu Shipper gửi SI quá muộn khi đã qua Closing time (có thể hiểu là deadline gửi SI) thì có thể bị phạt, thậm chí là rớt hàng. Chính vì thể, nếu bạn là shipper, hãy chú ý tới closing time lô hàng của mình
Thông thường, Forwarder/Hãng tàu sẽ liên hệ yêu cầu Shipper gửi SI để đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng tiến độ. Nếu bạn là Forwarder thì nên yêu cầu Khách hàng của mình, gửi SI sớm để kịp thời gian Submit lại với hãng tàu.
Hướng dẫn khai báo SI / Submit SI
Có hai cách phổ biến để bạn submit SI đó chính là:
Submit qua email
Đây là cách phổ biến mà các forwarder thường sử dụng. Shipper sẽ submit SI qua một form mẫu mà Forwarder gửi rồi confirm với nhau thủ công qua email. Cách này khá thủ công và cũng là điểm trừ khi áp dụng với các đơn vị có quy mô lớn như hãng tàu
Submit trên website của hãng tàu/Forwarder
Đây là cách mà các Forwarder và hãng tàu lớn áp dụng với hệ thống quản lý trên nền tảng web mạnh mẽ của mình. Thông qua các form mẫu online, shipper/ Forwarder sẽ thực hiện submit thông tin qua web với năng lực xử lý hàng triệu booking SI mỗi năm
Bạn đã từng Submit SI bao giờ chưa? Trải nghiệm của bạn như thế nào? hãy chia sẻ cho mọi người cùng biết nhé!
Bạn cần tìm Forwarder? Liên Hệ Nguyên Đăng ngay!
——————————————
Nguyen Dang Viet Nam Co., Ltd – First Class Freight Forwarder in Vietnam
Address: Room 401, No 1, 329 alleys, Cau Giay Street, Cau Giay District, Hanoi, Vietnam
Website: https://nguyendang.net.vn/
TEL: +84-24 7777 8468
Member of networks: WWPC, GLA, FIATA, VLA
Fanpage English:
https://www.facebook.com/VietnamfreightFWD
Group English:
https://www.facebook.com/groups/nguyendang.net.vn
Fanpage Vietnamese:
https://www.facebook.com/NguyenDangVietNam/
Group Vietnamese:
https://www.facebook.com/groups/thutuchaiquanvietnam
Twitter: https://twitter.com/NguyenDangLog
Youtube: http://www.youtube.com/c/NguyênĐăngViệtNam
