fbpx

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy trình làm chứng nhận lãnh sự cho chứng từ thương mại

hợp pháp hóa lãnh sự là gì

Tìm hiểu Hợp pháp hóa lãnh sự và Chứng nhận lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự ( Consular Legalization / Legalization of documents) là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự) hợp thức văn bản giấy tờ (chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu) được cấp bởi một quốc gia khác. Văn bản giấy tờ sau khi được hợp thức hóa lãnh sự đồng nghĩa với việc được công nhận và sử dụng rộng rãi tại Việt Nam

Chẳng hạn,1 Bạn muốn nhập 1 lô hàng phô mai cao cấp từ Tây Ban Nha thì bạn phải đem bộ chứng từ của lô hàng đó đi hợp thức hóa lãnh sự Việt Nam.

Chứng nhận lãnh sự là gì

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để những giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Quy trình làm chứng nhận lãnh sự cho chứng từ thương mại

Bước 1: Xin xác nhận chứng từ thương mại tại VCCI

Bộ hồ sơ bao gồm:

  1. Đơn đề nghị – 01 bản chính
  2. Phiếu ghi chép hồ sơ – 01 bản chính
  3. Công văn xin chứng thực – 01 bản chính
  4. Các chứng từ cần chứng thực
  5. Bộ hồ sơ xin C/O

Các chứng từ thương mại đi kèm theo C/O:

Dựa trên khai báo, xuất trình các chứng từ thương mại của doanh nghiệp như Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice), Vận đơn (B/L), Tờ khai hải quan hàng xuất (Export Declaration)… hoặc nếu có các chứng từ đi kèm theo C/O như: danh mục giá (Price List), giấy chứng nhận của Cục kiểm dịch thực vật, doanh nghiệp in nội dung xác nhận bằng tiếng Anh lên chứng từ thương mại như sau:

Dựa trên các chứng từ và khai báo của doanh nghiệp, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) xác nhận rằng (tên của chứng từ) số… ngày…  kèm theo C/O số…được xuất trình bởi (tên của công ty).

“Based on documents and declaration of enterprises, Vietnam Chamber of Commerce and Industry (VCCI) hereby certifies that (the name of document) no. … dated…. attached to C/O no….is presented by (the name of company)”

Các chứng từ thương mại không đi kèm C/O:

 Trường hợp cụ thể  Nội dung chứng nhận
 Các chứng từ thương mại được công ty hay cơ quan chức năng khác phát hành như Giấy chứng nhận đánh bắt (Fishing Certificate)…  Dựa trên các chứng từ và khai báo của doanh nghiệp, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) xác nhận rằng tên của chứng từ số… ngày… được xuất trình bởi (tên công ty).

“Based on documents and declaration of enterprises, VCCI hereby certifies that the name of document no. … dated…. is presented by (the name of company.”

 Các chứng từ thương mại được phát hành bởi nhiều bên tham gia ký như hợp đồng được ký giữa doanh nghiệp Việt Nam với đối tác nước ngoài,…  Dựa trên các chứng từ và khai báo của doanh nghiệp, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) xác nhận rằng tên của chứng từ số… ngày… được ký giữa (tên công ty) với (tên công ty).

 “Based on documents and declaration of enterprises, VCCI hereby certifies that the name of document no… dated…. is signed between (the name of company) and (the name of company)

Bước 2: chứng thực lãnh sự

hợp pháp hóa lãnh sự là gì
Giao diện hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn
  1. Sau khi lấy hồ sơ từ VCCI,  lên website của sở ngoại vụ khai đơn trực tuyến tại: hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn.
  2. Kẹp đơn trực tuyến ở trên + bộ hồ sơ cần chứng thực và 1 bộ hồ sơ photo.
  3. Đem bộ hồ sơ trên + CMND của người khai trên đơn để khi nộp hồ sơ xuất trình bản gốc đến Cục Lãnh sự tại:
  • Hà Nội: số 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội.
  • Thành phố Hồ Chí Minh: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Hồ Chí Minh

Thủ tục nộp hồ sơ tương đối đơn giản. Đầu tiên là lấy số, đợi đến số thứ tự, đóng phí và lấy giấy hẹn. Đến ngày hẹn trả hồ sơ thì lên lấy.

Bước 3: Hợp thức hóa lãnh sự

Sau khi lấy được hồ sơ từ Cục lãnh sự

Gửi bưu điện hoặc đem trực tiếp đến Đại sứ quán / Lãnh sự quán của nước cần chứng thực. Hồ sơ theo yêu cầu của từng nước, xem trên website của Đại sứ quán cần xin Hợp pháp hóa lãnh sự.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Call us